Desk Assistent

Binnen het cluster Internationale Hulpverlening, is er per direct een vacature voor een Desk Assistant. In deze rol ondersteun je een aantal landendesks bij allerlei administratieve taken rondom de voortgang van de projecten in onze partnerlanden en de samenwerking tussen de collega’s in het veld en op het hoofdkantoor.  

Desk Assistent – internationale afdeling   

0.8 fte, standplaats Den Haag 

Samen met de desk managers en de desk officers ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van twee units binnen de afdeling Internationale Hulpverlening: enerzijds de Partnership Unit met focus op het ondersteunen van de gedelegeerden en anderzijds de Disaster Response Unit met focus op het onderhouden van de digitale financiële en administratieve systemen. Voor de Partnership Unit werk je samen met je collega desk assistent. De landen waarvoor je verantwoordelijk bent voor de administratie zijn verdeeld over deze twee functies. Je rapporteert aan de respectievelijke managers van het team: het hoofd van de Partnerschap Unit en het hoofd van de Disaster Response Unit.  

We zoeken iemand die het leuk vind om in deze dynamische, internationale omgeving bij te dragen aan de administratieve ondersteuning van de collega’s die voor het Nederlandse Rode Kruis in het buitenland werken.  

Wat ga je doen?

Voor de Partnership Unit: 

• Plannen van afspraken voor onder andere; unit -en deskoverleg, (de)briefings, sollicitaties en medische keuringen 

• Ondersteunen bij, en bijwerken van projectadministratie (contracten, administratie gedelegeerden), op de daartoe bestemde digitale omgeving (SPACE)  

• Opvolgen van formaliseren (laten ondertekenen) van contracten, MoU’s, etc, eventueel gebruik makend van DocuSign en garanderen dat de ondertekende versie bij de juiste persoon terecht komt 

• Controleren van verlof, per diem en declaraties van gedelegeerden met in achtneming van NRK regels en procedures (bijv. Handboek voor Gedelegeerden) 

• Ondersteunen bij procedures die betrekking hebben op HR-gerelateerde administratieve zaken- 

• Ondersteuning van bezoek gedelegeerden/consultants aan Nederland 

• Je organiseert security gerelateerde zaken, ID cards en andere benodigdheden m.b.t. de gedelegeerden  

• Actief deelnemen aan alle desk overleggen en notuleren indien van toepassing 

• Achterwacht zijn voor de collega Desk Assistant  

• Controleren en/of opstellen van formele brieven i.s.m. collega’s van de landendesk, bijv. voor visumaanvragen 

Voor de Disaster Response Unit: 

• Projectadministratie: Zorgt ervoor dat alle bijdragen aan de internationale Rode Kruis operatie als projecten volgens de SPACE-standaarden worden geadministreerd en houdt overzicht van waar verschillende projectdocumenten zich in het proces bevinden. Verzamelt informatie via meerdere bronnen en zorgt ervoor dat alle projectdossiers volledig zijn voor de jaarlijkse controle (onder verantwoordelijkheid Disaster Coördinatoren). 

• Informatieverwerking: Bereidt zelfstandig administratieve zaken voor, verzamelt informatie en verwerkt deze in workflows volgens geldende autorisaties. Signaleert wanneer afwijkingen van het proces optreden, bewaakt consistente aanpak, en draagt oplossingen aan om proces te waarborgen. 

• Ondersteuning DRU team: Adviseert bij administratieve beslissingen en behandelt openstaande administratieve kwesties met relevante coördinatoren en Finance afdeling. Neemt deel aan wekelijkse Finance overleg en twee wekelijkse DRU-teammeetings, overlegt periodiek met DRU UL over datakwaliteit van de administratie a.d.h.v. dashboard. Brieft nieuwe teamleden op administratieve kant van projectmanagement en fungeert als vraagbaak. 

• Optimalisatie: Werkt zelfstandig volgens geldende richtlijnen en afspraken. Signaleert afwijkingen/kwesties of nieuwe mogelijkheden in SPACE en komt met oplossingen om de administratie te vereenvoudigen en optimaliseren. Overziet de gevolgen van veranderingen in de administratie, overlegt met collega's om te verzekeren dat deze bedoeld zijn en bewaakt wie welke verantwoordelijkheid heeft in de processen. 

• Surge: ondersteunt de Disaster Coordinator en HR afdeling in de praktische kant van noodhulpuitzendingen (approx 20 per jaar), plant afspraken, registreert en informeert delegates over administratieve kant van de uitzending en zorgt voor administratieve financiële afwikkeling van de Surge missies. 

Kerntaken:  

• Plannen en coördineren van afspraken voor in- en uitdiensttreding van gedelegeerden. 

• Administratie van gedelegeerden zoals verlof en declaraties (conform het Handboek van gedelegeerden) en updaten van administratie in digitale omgeving (SPACE) 

• Bijhouden van alle administratie zoals actieve detacheringen, geldigheid ID-kaarten, verlof en anticiperen voor tijdige actie. 

• Formaliseren van documenten in daartoe bestemde software programma (Docusign), zoals project documentatie, verlof, declaraties) 

• Faciliteren van bezoek gedelegeerden/consultants naar Nederland en bij vertrek naar buitenland (ID en security kaarten, visa aanvragen) 

• Bijhouden inventaris van NLRC vesten en ID kaarten. 

• Bijhouden van algemene email inbox van de Internationale Afdeling en afhandelen of doorsturen.  

Wat breng je mee 

• MBO werk- en denkniveau 

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse taal en Nederlandse taal 

• Bewezen schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden 

• Bewezen ervaring en affiniteit met administratieve werkzaamheden 

• Ervaring en affiniteit met administratieve programma’s en communicatie tools 

• Betrokkenheid bij humanitaire hulpverlening; ervaring in de ondersteuning van organisaties, interculturele samenwerking 

• Kennis van het Frans is een pre 

• Ervaring in het buitenland is een pre 

• Ervaring met HR processen is een pre 

• Sterke “soft skills” 

Je talenten:

We zoeken een zelfstandige teamwerker, een sociale, administratieve duizendpoot die er graag voor zorgt dat de documentatie en administratie up to date en in orde zijn. Een teamwerker, omdat je team verspreid is en veel van het werk online. Het is dus fijn als je sociaal en pro-actief bent in het opzoeken van mensen binnen de afdeling. Wanneer je hulp of afstemming nodig hebt. Zelfstandig, want veel van het werk is online. Je werkt planmatig maar bent ook flexibel. De administratie komt namelijk vanuit verschillende teams, soms veel tegelijkertijd. Stressbestendigheid is dus zeer belangrijk. Als de administratie gedaan is, is er ook ruimte voor initiatief en suggesties voor verbetering. Dus een zekere besluitvaardigheid en ondernemende aanpak kan goed werken.