Medewerker Backoffice Certificaten-bureau

36-40 uur per week, locatie Den Haag

Ben jij een nauwkeurige en servicegerichte professional met hart voor klantondersteuning en certificering? Weet jij moeiteloos overzicht te houden in een dynamische omgeving, schakel je soepel tussen klanten, instructeurs en opleiders en zorg jij dat administratieve processen foutloos verlopen? En wil jij bijdragen aan een professioneel en betrouwbaar certificeringsproces binnen het Certificaten-bureau? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Context  

Het Rode Kruis versterkt de weerbaarheid in Nederland onder andere door hoogwaardige EHBO/BHV-opleidingen en kennisdeling. De afdeling EHBO, onderdeel van het cluster Fondsenwerving, Marketing & Communicatie (FMC), gaat zich herinrichten in een team ‘Certificaten-bureau’ en een team ‘RK Trainingen’.  RK Trainingen focust zich daarbij op onze rol als opleider en aanbieder, RK Certificaten-bureau focust zich op de kwaliteit en fungeert als overkoepelende certificerende partij. Binnen het Team RK Certificaten-bureau zijn we op zoek naar een Medewerker Backoffice.   

Over de functie

Als Medewerker Backoffice bij het Certificaten-bureau ben jij de spil in de administratieve en klantgerichte ondersteuning rondom certificering. Je rapporteert aan de Teamleider Certificaten-bureau en stemt voor de dagelijkse coördinatie af met de Coördinator Backoffice.

Je bent verantwoordelijk voor een zorgvuldige, tijdige en klantgerichte ondersteuning van alle klanten die een certificaat behalen via het Rode Kruis. Daarnaast ondersteun je externe opleiders bij certificeringstrajecten en draag je bij aan een soepel proces voor instructeurs, docent-instructeurs en interne kwaliteitscontroles.

Met jouw nauwkeurigheid, servicegerichtheid en organisatorisch talent zorg je ervoor dat certificeringstrajecten vlekkeloos verlopen en dat klanten, instructeurs en opleiders zich optimaal ondersteund voelen.

Wat ga je doen?

• Verantwoordelijk voor de juiste en tijdige verwerking van inkomende vragen van externe opleiders, instructeurs en cursisten (per e-mail en telefonisch)
• Correct administreren en bijhouden van de digitale cursistenadministratie.
• Beantwoorden van cursusgerelateerde vragen van klanten (telefonisch en per e-mail)
• Controleren van gegevens en documenten op juistheid en volledigheid en deze digitaal vastleggen
• Behandelen van EHBO-vragen van potentiële klanten, cursusdeelnemers en Rode Kruis-instructeurs
• Beantwoorden van vragen van Rode Kruis-organisatoren over het cursistenadministratiesysteem, de webshop (bestellingen/facturatie), cursusinhoud en erkenningen
• Verwerken van certificeringen van Rode Kruis-instructeurs
• Ondersteunen van docent-instructeurs bij contractering
• Ondersteunen van de Coördinator Kwaliteit bij controles op kwaliteitsvereisten en audits van instructeurs
• Samen met je collega’s zorgdragen voor snelle en accurate verwerking van cursistenadministratie en aftersales

Je vormt samen met je collega’s het centrale punt in de administratieve organisatie rondom EHBO-cursussen. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waar verschillende werkzaamheden tegelijkertijd plaatsvinden en waar prioriteiten snel kunnen veranderen.

Wat breng jij mee?

• Afgeronde MBO+ opleiding, bij voorkeur in administratieve richting
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een administratieve functie
• Aantoonbare ervaring met MS Office (met name Outlook en Excel)
• Ervaring met het organiseren of ondersteunen van opleidingen; kennis van (EHBO-)opleidingen is een pré
• Klantvriendelijke en servicegerichte instelling, zowel telefonisch als per e-mail
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk)
• Stressbestendig, resultaatgericht en in staat overzicht te behouden in drukke periodes
• Sterk in plannen en organiseren; gestructureerd en nauwkeurig
• Proactieve houding en initiatiefnemer in het verbeteren van dienstverlening
• Teamplayer met een groot verantwoordelijkheidsgevoel, die ook zelfstandig uitstekend functioneert

Wat bieden wij jou?

• Een centrale rol binnen het Certificaten-bureau met directe impact op kwaliteit en klanttevredenheid
• Werken in een betrokken en professioneel team
• Een dynamische functie met veel afwisseling en verantwoordelijkheid
• Ruimte om processen en dienstverlening verder te optimaliseren
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden
• Marktconform salaris dat valt in salarisschaal 8 (min. € 2.886,87 tot max. € 3.973,97 per maand bij een fulltime dienstverband van 40 uur)   
• Hybride werkmogelijkheden en een inspirerende werkomgeving

Interesse?

Wil jij bijdragen aan een soepel en professioneel certificeringsproces en hét aanspreekpunt zijn voor klanten, instructeurs en opleiders? Dan maken wij graag kennis met je.

Je motivatiebrief en cv gericht aan Linda van Delft (HR Adviseur) ontvangen we graag vóór 16 maart via de sollicitatieknop op deze pagina.

Wij vinden het belangrijk de betrouwbaarheid, professionaliteit en integriteit van onze organisatie en (toekomstige) werknemers te waarborgen. Screening op integriteit is een vast onderdeel van ons selectieproces. Dat betekent dat in een aantal gevallen een online assessment  een vast onderdeel van ons selectieproces is.

Kijk voor meer informatie over het werk van het Rode Kruis op www.rodekruis.nl, of op onze socials: Instagram, LinkedIn, Facebook, YouTube, TikTok en X.   

Acquisitie voor deze advertentie wordt niet op prijs gesteld